blessmyjourney

New day new life new beginning

Seseknya Nafas Anak Event

Preparation

Dalam bulan belakangan ini merasa sesak nafas. Mau tidur susah pejamkan mata, bangun pagi kepala pusing, jalan itu rasanya jantung ikut deg-degkan. Mulai dari acara di bulan Oktober ini sampai sekarang tantangannya ga habis-habis.

Semua berkisar dari pendanaan. Rencana memang manusia yang buat tapi kembalinya yang diatas yang memutuskan. Disaat paling kritis besok acaranya, hari ini dana baru masuk. Itupun masuk tidak lebih dari setengah DP tidak mengikuti komitment awal. Sampai budget produksi yg sudah di set bisa bengkak hampir setengahnya.

Terakhir yang luar biasa serunya adalah, pembayaran untuk seluruh crew dan vendor tertahan, 2 event pula, rasanya ini pertama kali selama menyelenggarakan event rencana yang disusun bisa berantakan. Dari Klien ya-iya dari internal juga iya. Beruntung sampai detik hari ini hubungan dengan seluruh crew selalu dijaga baik, begitu juga vendor. Walau 3/4 dari tantangan sudah terselesaikan, sekarang fokus untuk penyelesaian akhir, dan ini yang paling bikin jantungan.

Samakan komunikasi antar crew dan selalu cek apa yg sudah ditetapkan, apa yg sudah dilegasikan untuk mengurangi salah pengertian, mengurangi crew yang coba-coba berbuat “kenakalan”. Khususnya produksi adalah lahan yang sangat rentan bengkak dari sisi budget dan turun dari sisi kualitas.

JC   Guest

Tahap-tahap yang bisa dipelajari A-Z nya sebuah event bisa spt dibawah ini:

A. Persiapan event

  1. Tentukan waktu Event berkala
  2. Pilih team yang tepat
  3. Pastikan Klien kredibel berkaitan dengan pembayaran
  4. Administrasi, dokumen lain rapih dan lengkap
  5. Semua permintaan dan perubahan dari klien tercatat (email, memo)
  6. Informasikan aturan dasar di management bagi seluruh crew
  7. Siapkan list no telephone, email pendukung acara (crew, talent, vendor, venue, dll)
  8. Kontrak dicek tanggal, waktu, nominal, kewajiban & hak sebelum ditandatangani
  9. Buat cek list bersama dengan klien, siapkan cek list lengkap untuk crew
  10. Wajib briefing minimal 1x sebelum event
  11. Lakukan  DP 50% bagi seluruh vendor dan talent
  12. Siapkan dana cadangan bila memungkinkan, berjaga jika klien telat pelunasan

B. Pelaksanaan Event

  1. Pos budget dicek berkala sampai setelah event
  2. Tertib Administrasi (Bon, invoice, kontrak) sebelum pelunasan
  3. Pastikan kualitas produksi seperti yang dipesan di hari pemasangan
  4. Kordinasi dengan pekerja di venue (crew, staff hotel, talent, dll)
  5. Wajib gladi resik (GR) seluruh crew dan talent
  6. Sebaiknya bedakan crew persiapan (Loading & tear down) dengan hari H
  7. Untuk acara besar, crew berada di 1 divisi bukan divisi rangkap
  8. Pastikan crew datang sangat awal dr jam acara, 4-5 jam sebelumnya
  9. Pastikan atribut komunikasi berfungsi (HT, clear comm, tanda pengenal)
  10. Untuk event tertentu pastikan menyewa jasa keamanan dari H-1
  11. Pastikan 3 hal untuk crew  mulai H-1: sandang, pangan, papan

C. Setelah Event

  1. Seluruh barang dikemas berdasarkan cek list bukan ingatan
  2. Cek tagihan di venue
  3. Seluruh pelunasan melalui bank transfer menghindari pemotongan di lapangan
  4. Venue bersih dari atribut klien, datang membawa badan pulang meninggalkan jejak bukan sampah
  5. Transfer data foto di hari H dan diduplikasi
  6. Pastikan klien pulang lebih dahulu
  7. Selalu Ucapkan terima kasih bagi seluruh pendukung acara (staff hotel, talent, crew, dll)
  8. Laporan terhadap klien maksimal H+5
  9. Ingatkan pelunasan berkala kepada klien melalui email, telp, dll
  10. Sosial Media dan kliping event terus di perbaharui
  11. Harus selalu ada REVIEW bersama mengenai kerja team setelah event

Tahap diatas adalah garis besarnya saja, setiap event akan membutuhkan penyesuaian detail. Banyak hal yang menyenangkan dan seru dari sebuah event. Untuk yang kali ini hanya ingin bercerita bagian deg deg kannya dulu, kalau yang baca anak event pasti merasakan 11-12 apa yang ditulis ini. Kalau yang baca baru mau “nyebur” ke event, pastikan 2 hal, baca doa yang banyak biar jantungnya kuat, sama makan sebakul dari rumah!  :D

 

Hidup ini indah walaupun sekarang lagi sering “sesek nafas!”
blessmyjourney

3 comments on “Seseknya Nafas Anak Event

  1. hendri
    November 7, 2016

    dan sesak nafas itu yg bikin kita lebih menghargai yg namanya hidup dan anugrah Tuhan yg bikin kita bisa lewat dari sesak nafas itu.

    _ Positivethingking

  2. Tukangsomay
    December 3, 2015

    WOWWW…ternyata jadi orang2 kreatif itu tantangannya sama ajah yah…budget…dan “kenakalan”….
    Revolusi mental juga memang perlu buat industri kreatif…walaupun di perjuangan oleh bapak presiden…..

    • blessmyjourney
      December 5, 2015

      Hahaha… benerrr banget revolusi mental harus dari diri sendiri ya baru bisa memberi contoh dengan harapan yg lain mengikuti

      Ini perjuangan bersama bukan hanya dr bapak presiden😀

Love to hear your words in here....

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Information

This entry was posted on December 3, 2015 by in 2015 and tagged , , , , , , , , , , , , , .
Sableyes

Sabbles woz 'ere

chester maynes

Poetry and Poems

@ bitter sweet diary

Floating thoughts, A place where my beautifully weird thoughts floating around in my mind are posted.

What does Fiya say?

Fiya says it like it is!

Gotta Find a Home

Conversations with Street People

HarsH ReaLiTy

A Good Blog is Hard to Find

In Her Words Avenue

Everybody has a story, everybody has a scream. Here are pieces of mine.

Live simply, travel lightly, love passionately & don't forget to breathe

Tales From The Road ~ Told By A Woman, Traveling The World Solo. (most of the time)

mixolydianblog

music is life, music is breath, music is us

PRAMUDIYA

photography inspired by films

Prego and the Loon

Pregnant and Dealing With Domestic Violence

Broken Light: A Photography Collective

We are photographers living with or affected by mental illness; supporting each other one photograph at a time. Join our community, submit today!

cancer killing recipe

Just another WordPress.com site

%d bloggers like this: